Un assistant IA pour le négoce et la distribution.
Des dizaines de commandes par jour, des tarifs qui bougent, des clients qui attendent une réponse : l'assistant prend la saisie, les relances et la surveillance des stocks, et vous signale tout ce qui sort de l'ordinaire.
Ce matin, il a préparé 3 actions pour vous.
- Commande à saisir
Duval Négoce, bon de commande3 lignes, un écart de prix sur la ligne 2
Ligne 2 : 4,20 € commandé, 3,95 € au tarif. Je saisis au tarif et je préviens le client ?
- Stock
Raccords inox 20 mmPlus que 9 jours de stock au rythme actuel
Je prépare la commande habituelle : 400 pièces chez votre fournisseur principal, livraison sous 5 jours. Je l'envoie ?
- Relance client
Atelier Morel, offre du 24 octobre12 400 € HT, sans réponse depuis 6 jours
Bonjour Madame Morel, je reviens vers vous au sujet de notre offre du 24 octobre. Avez-vous pu l'étudier ?
Démo interactive : relisez et validez. Données d'exemple.
Ce qu'il fait chez vous.
Saisie des bons de commande
Il reporte les commandes reçues dans votre outil et signale chaque écart avec vos tarifs.
Relance des offres
Les offres restées sans réponse sont relancées au bon moment, auprès du bon interlocuteur.
Surveillance des stocks
Il repère les références qui vont passer sous leur seuil et prépare les commandes fournisseurs.
Impayés et relances
Il rapproche paiements et factures, et prépare les relances, facture jointe, dans la langue du client.
Pour commencer, on branche en général : commandes et saisie, relances clients, factures et paiements. On en décide ensemble pendant le diagnostic.
Il travaille dans vos outils, pas dans un logiciel de plus.
- Outlook
- Gmail
- Excel
- Google Drive et Sheets
- Vos PDF
- Votre logiciel de gestion : on vérifie au diagnostic
Une journée avec votre assistant.
Il a déjà tout relu.
Pendant la nuit, il a parcouru vos mails, vos commandes et les paiements reçus.
- 38 mails lus
- Tableaux mis à jour
- 9 paiements rapprochés
Votre point du matin.
Dix lignes : ce qui presse, ce qui attend, et le client important qui ne commande plus.
- 2 commandes à saisir
- 3 offres à relancer
- 1 impayé de 45 jours
- Atelier Morel : aucune commande depuis 3 semaines
Les commandes, saisies.
Les bons de commande reçus en PDF sont reportés dans votre outil. Un prix ne correspond pas au tarif : il vous le signale.
- Duval Négoce, 3 lignes saisies
- Ligne 2 : 4,20 € au lieu de 3,95 €
- En attente de votre décision
Les ruptures, anticipées.
Trois références passeront sous leur seuil la semaine prochaine : les commandes fournisseurs sont prêtes à valider.
- 3 références sous le seuil dans 7 jours
- Commandes fournisseurs préparées
Un impayé relancé, en allemand.
Facture à 45 jours chez un client suisse : la relance est rédigée dans sa langue, facture jointe. Vous validez, elle part.
- Weber Hydraulik AG, facture F-0932
- Relance rédigée en allemand
- Envoyée après validation
La boîte commune est à zéro.
Les demandes simples ont une réponse prête, les autres sont transmises à la bonne personne avec un résumé.
- 14 mails triés
- 6 réponses prêtes
- 3 demandes transmises aux commerciaux
Il veille. Vous, non.
Il garde un œil sur les demandes du soir et prépare le point de demain. Rien ne part sans vous.
- 2 demandes reçues ce soir
- Point de demain en préparation
La règle ne change jamais : rien ne part sans vous.
Rien ne part sans votre clic
Mails, relances, saisies : il prépare, vous validez. Toujours.
Il ne peut ni payer, ni supprimer
Ces limites sont verrouillées dans le système, pas seulement écrites dans une consigne.
Testé sur vos vraies données
Avant la mise en service, on vérifie qu'il fait exactement ce qu'il faut, et rien d'autre.
Vos données restent chez vous
Un serveur par entreprise, en Europe, et un journal de tout ce qu'il fait.
Un prix clair, du diagnostic au suivi.
Pas de devis surprise : vous savez dès le premier rendez-vous ce que vous paierez, et pour quoi.
Diagnostic
Offert 45 minutes
En visio, ou chez vous en Haute-Savoie et Genève. On repère les tâches qui vous coûtent le plus et on chiffre ce temps. Proposition écrite sous 48 h.
Installation
1 990 € HT, une fois
Trois missions au choix, branchées sur deux de vos outils, testées sur vos données, et une heure de formation de l'équipe. En service en 2 à 3 semaines.
Rodage
Inclus 30 jours
Ajustements sans limite pendant le premier mois, jusqu'à ce qu'il travaille exactement comme vous.
Suivi
149 € HT par mois
Serveur et usage de l'IA compris, maintenance, une heure d'ajustements par mois et un bilan de ce qu'il a fait.
Vos questions.
Une autre question ? Posez-la dans le formulaire juste en dessous, je vous réponds.
Pour aller plus loin : ce qu'est un agent IA et ce qu'il coûte, l'IA et le RGPD dans une PME.
Il peut passer les commandes fournisseurs tout seul ?
Non : il les prépare, vous les validez. C'est la règle pour tout ce qui engage votre entreprise.
Nos commandes arrivent par mail, en PDF et parfois sur papier.
Les mails et les PDF sont lus directement. Pour le papier, une photo ou un scan envoyé dans la boîte des commandes suffit.
L'assistant envoie-t-il des mails tout seul ?
Non. Il prépare les réponses, les relances et les saisies, et c'est vous ou votre équipe qui validez d'un clic. Rien ne part sans un humain.
Où vont mes données ?
Chaque entreprise a son propre serveur, en Europe. L'assistant n'accède qu'aux outils dont il a besoin, et tout ce qu'il fait est noté dans un journal consultable. Un accord de traitement des données (RGPD) est signé avec vous.
Ça marche avec mes logiciels ?
Avec votre messagerie (Outlook ou Gmail) et vos tableaux Excel ou Google Sheets, toujours. Pour votre logiciel de gestion ou votre ERP, on vérifie pendant le diagnostic ce qu'il permet de brancher.
Combien de temps ça demande à mon équipe ?
Une heure de formation, puis quelques secondes par validation. Pendant le premier mois, on ajuste ensemble autant que nécessaire.
Et si ça ne nous convient pas ?
Pendant les 30 jours de rodage, on ajuste sans limite. Ensuite, le suivi est sans engagement, avec un mois de préavis.
Va-t-il remplacer des salariés ?
Non. Il enlève à vos équipes les tâches répétitives, pour qu'elles passent leur temps avec vos clients plutôt qu'à recopier des documents.
Réservez votre diagnostic.
45 minutes offertes, en visio ou chez vous. Vous repartez avec la liste des tâches à confier et le temps que cela vous rendrait, même si vous n'allez pas plus loin.
Ou par e-mail : contact@vibestudio.club